Appel de candidatures : Technicien(-ne) en administration – Attraction et gestion de la relève (temps complet 35h/semaine) 

À Santé Québec, prendre soin des gens est au cœur de notre engagement.  C’est ce qui nous unit et nous anime.  

Nous regroupons les 30 établissements publics de santé et de services sociaux du Québec et comptons sur l’engagement de près de 327 000 personnes qui, chaque jour, mettent leur savoir-faire au service du mieux-être de toute la population.  

Nous croyons que c’est par la collaboration, l’engagement, le respect, la bienveillance et l’excellence que se construit un réseau plus humain, plus fort, plus juste.  

Travailler au sein de Santé Québec, c’est contribuer à une mission profondément humaine, dans un environnement en constante évolution, axé sur l’innovation et l’amélioration continue.  

Si vous partagez cette vision, si vous souhaitez y contribuer et changer réellement les choses, votre place est ici.  

Libellé de la nomenclature 

Personne qui accomplit des travaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou de l'approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l'organisation du travail et à la planification de l'exécution de travaux complexes à caractère administratif tels que la cueillette et l'analyse de données. 

Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction. 

Sommaire de la fonction 

Ce rôle contribue activement à attirer une relève qualifiée, à soutenir les parcours de formation et à faire rayonner les professions de Santé Québec. Vous ferez partie de l’équipe qui, dès aujourd’hui, assure les talents dont dépend la qualité des soins de demain, et contribuerez pleinement à la mission de Santé Québec. Sous l'autorité de la Conseillère cadre, la personne titulaire du poste contribue à l’efficacité du système de gestion de la correspondance, de la documentation et des processus administratifs en lien avec l’administration des programmes de bourses et des stages. Elle joue un rôle clé dans la mise en œuvre et l’amélioration continue des processus internes. 

À cette fin, elle : 

• Analyse et traite la correspondance 

•  Analyse les courriels et lettres reçus afin de déterminer le traitement approprié (enregistrement, redirection, suivi ou classement) ; 

• Évalue la sensibilité, l’urgence et les enjeux potentiels des correspondances, et en informe rapidement les instances concernées ; 

• Effectue des recherches dans les systèmes documentaires pour retracer les antécédents d’un dossier et établit les liens pertinents avec les correspondances antérieures ; 

• Offre des réponses exactes, claires et complètes dans les délais convenus aux correspondances qui le nécessitent à l’aide des outils en place dans le service ; 

• Agit à titre de point de contact pour les établissements, pour les candidats aux programmes de bourses, pour les partenaires et pour les équipes internes. 

• Assure la conformité et la qualité des documents : 

• Prépare, met à jour et archive la documentation officielle (gabarits, formulaires, contrats, cadres de référence, etc.), selon les processus établis ; 

• Vérifie et valide les documents destinés aux établissements de Santé Québec ; 

• S’assure de la conformité des documents officiels et correspondances, en effectuant des vérifications régulières et en mettant à jour les procédures au besoin ; 

• Assure la qualité des données transmises, des différents registres et des redditions de comptes (exactitude, cohérence, traçabilité) ; 

• Manipule et protège l’information sensible avec rigueur en appliquant les règles de conformité et de sécurité. 

• Gère les processus et les outils documentaires : 

• Classe et archive la documentation pour en assurer la traçabilité et l’accès rapide ; 

• Tient à jour les outils de suivi (OneDrive, SharePoint, Planner, Teams) ; 

• Compile, met à jour et suit des tableaux de bord, des échéanciers et des indicateurs de performance. 

• Soutient les équipes et assure la diffusion des bonnes pratiques : 

• Contribue aux projets spéciaux et aux demandes ponctuelles dans le respect des rôles ; 

• Appuie les activités administratives liées à la gestion de la correspondance, en assurant un suivi rigoureux et en contribuant à la formation du personnel au besoin ; 

• Prépare la documentation pour les comités et rencontres (notes de contexte, dossiers). 

• Contribue à l’amélioration continue : 

• Identifie et propose des améliorations aux processus administratifs, puis crée des outils pour les soutenir ; 

• Propose des innovations en cohérence avec les objectifs de Santé Québec en matière de relève ; 

• Anticipe les difficultés et suggère l’automatisation de tâches répétitives. 

Exigences liées au poste 

• La personne doit détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de bureautique ou administration d'une école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme d’études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d’études collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l’expérience pertinente au domaine visé ; 

• Connaître les fonctionnalités de la suite Office (Teams, OneNote, Word, PowerPoint, Excel, List, SharePoint, Planner, To Do) ; 

• Maîtriser la langue française autant à l’oral qu’à l’écrit ; 

• Avoir une bonne compréhension du réseau de la santé et des services sociaux ;  

• Détenir d’excellentes habiletés de rédaction et de mise en forme de documents. 

Profil recherché 

• Rigueur, sens de l’organisation, autonomie et discrétion ; 

• Facilité à travailler en équipe et à collaborer avec différentes parties prenantes ; 

• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter des échéanciers serrés ; 

• Aptitude à anticiper les difficultés potentielles et à proposer des solutions proactives appropriées ; 

• Habileté de rédaction claire adoptant un ton diplomatique et adapté à l'audience visée.  

Autres informations relatives au poste : 

Taux horaire: 27,07$ à 36,14$ selon l’expérience. 

Statut de l’emploi : temps complet (35h/semaine) 

Port d’attache: Montréal ou Québec 

Entrée en fonction: Dès que possible. 

Accréditation syndicale: Syndicable non syndiqué 

MODALITÉS D’INSCRIPTION 

Veuillez soumettre votre candidature avant le 19 janvier 2026, à 12 h 00 (HNE), en cliquant sur le bouton Postuler. 

Aux fins de la vérification de votre admissibilité, il est important de préciser chacune de vos expériences de travail pertinentes dans la section Curriculum vitæ de votre dossier personnel et de fournir une lettre de motivation. 

Seuls les dossiers complets et reçus avant la date et l’heure limites seront considérés. Une fois que vous aurez soumis votre candidature, les renseignements contenus dans votre dossier seront examinés et ne pourront être modifiés. 

RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES 

Pour des renseignements concernant ce poste, veuillez communiquer avec l’équipe de recrutement via l’adresse courriel suivante : recrutement@sante.quebec. 

Si vous n’êtes pas en mesure de soumettre votre candidature ou si vous éprouvez des difficultés avec ce site Web, veuillez communiquer avec nous via courriel en y inscrivant le numéro de référence de l’affichage 25-NS-400 en objet. 

Santé Québec encourage la diversité et l’égalité en emploi en invitant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes handicapées, les anglophones ainsi que les Autochtones à déposer leur candidature. 

AVIS AUX PERSONNES CANDIDATES 

Les renseignements et les documents qui concernent les candidates et les candidats ainsi que les travaux du comité sont confidentiels. Par conséquent, la personne doit s’engager à préserver la confidentialité du dépôt de sa candidature et de toute décision prise à l’égard de celle-ci. 

LIENS UTILES 

Pour plus d’information, vous pouvez consulter la Loi visant à rendre le système de santé et de services sociaux plus efficace et le site de Santé Québec https://sante.quebec/