Avis de recrutement pour le poste de Technicien(ne) en administration – Gestion documentaire

À Santé Québec, prendre soin des gens est au cœur de notre engagement.

C’est ce qui nous unit et nous anime.

Nous regroupons les 30 établissements publics de santé et de services sociaux du Québec et comptons sur l’engagement de près de 325 000 personnes qui, chaque jour, mettent leur savoir-faire au service du mieux-être de toute la population.

Nous croyons que c’est par la collaboration, l’engagement, le respect, la bienveillance et l’excellence que se construit un réseau plus humain, plus fort, plus juste.

Travailler au sein de Santé Québec, c’est contribuer à une mission profondément humaine, dans un environnement en constante évolution, axé sur l’innovation et l’amélioration continue.

Si vous partagez cette vision, si vous souhaitez y contribuer et changer réellement les choses, votre place est ici.

Libellé de la nomenclature

Personne qui accomplit des travaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou de l'approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l'organisation du travail et à la planification de l'exécution de travaux complexes à caractère administratif tels que la cueillette et l'analyse de données.

Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.

Attributions

Sous l’autorité de la Direction de l’éthique et de la conformité (ci-après « DEC »), au sein du Bureau de la Présidente et Cheffe de direction, la personne titulaire du poste de technicien(ne) en administration soutient l’équipe de gestion documentaire dans la réalisation de ses mandats liés à la gestion de l’information, au calendrier de conservation, au plan de classification et à l’implantation de bonnes pratiques documentaires au sein du réseau de Santé Québec.

Elle travaille en étroite collaboration avec la conseillère cadre responsable du pôle de gestion documentaire ainsi qu’avec le spécialiste en procédés administratifs.

Elle contribue au traitement des demandes provenant des établissements et du siège social, au soutien opérationnel des comités internes et externes, ainsi qu’à la préparation des documents, présentations et outils nécessaires à l’avancement des travaux.

Elle veille à l’application des normes et des processus documentaires, assure le suivi des requêtes, soutient l’organisation du travail de l’équipe et participe à la qualité, la cohérence et la mise en forme des livrables liés à la gestion documentaire.

De manière plus spécifique, les principaux champs d’action sont les suivants : 

·       Assurer la réception, le tri et le traitement des demandes provenant des établissements et du siège social en lien avec la gestion documentaire ;

·       Gérer la boîte courriel générique liée à la gestion documentaire et en assurer le suivi rigoureux ;

·       Contribuer à la mise à jour du portail GED ainsi qu’à la documentation des processus et des pratiques ;

·       Participer à la préparation des rencontres : logistique, ordres du jour, comptes-rendus et suivis ;

·       Préparer des présentations, tableaux, visuels et documents requis pour les comités internes et externes ;

·       Soutenir les travaux liés au plan de classification, au calendrier de conservation et aux assises de gestion ;

·       Participer à la rédaction et à la mise en forme de documents structurants (procédures, guides, documents normatifs) ;

·       Contribuer aux travaux du chantier de mutualisation des services de gestion documentaire ;

·       Rédiger, réviser et mettre en forme des documents destinés à la diffusion interne ou réseau ;

·       Assurer le classement, la mise à jour et l’organisation documentaire des dossiers de l’équipe ;

·       Collaborer avec les partenaires internes et externes pour appuyer les travaux de gestion documentaire.

*Veuillez considérer que les responsabilités pourraient être modifiées en fonction de l'évolution de Santé Québec.

Conditions de travail

Taux horaire : 27,75 $ à 37,04 $ selon l’expérience.

Statut de l’emploi : Temps complet (35h).

Port d’attache : Montréal ou Québec.

Lieu de travail : Possibilité d’un mode hybride.

Entrée en fonction : Dès que possible.

Accréditation syndicale : Syndicable non syndiqué.

Conditions d’admission

La personne candidate doit détenir :

·       Un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent OU ;

·        Un diplôme d’études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent OU ;

·       Une attestation d’études collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l’expérience pertinente au domaine visé.

Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada devra avoir fait l’objet d’une évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration.

Il est obligatoire de posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail délivré par l’autorité fédérale compétente pour occuper ce poste.

Critères de sélection

Dans son évaluation des candidatures, le comité de sélection tiendra compte, notamment, des critères suivants :

·       Connaissance ou expérience en gestion documentaire, gestion de l’information ou GED (un atout).

·       Expérience de deux années en lien avec les fonctions (un atout).

·       Connaitre les fonctionnalités de la suite office.

·       Maitriser la langue française autant à l’oral qu’à l’écrit.

·       Avoir une bonne compréhension du réseau de la santé et des services sociaux.

·       Détenir d’excellentes habiletés de rédaction et de mise en forme de documents.

·       Être motivée et avoir une grande capacité à traiter de multiples dossiers de façon simultanée.

·       Intérêt marqué pour les pratiques de gestion documentaire et la gestion de l’information.

·       Capacité à appliquer des cadres normatifs et à travailler avec des référentiels structurés.

·       Rigueur dans l’organisation et le suivi de la documentation.

·       Sens des responsabilités et de l’organisation.

·       Capacité décisionnelle et initiative.

·       Souci de la qualité et rigueur.

·       Grande capacité d’adaptation, d’analyse, d’autonomie et de jugement.

·       Bonne gestion du stress et rythme de travail soutenu.

·       Sens aiguisé des priorités et excellente capacité à s’organiser.

·       Esprit créatif et novateur relatif aux méthodes de travail.

·       Grandes habiletés interpersonnelles, discrétion, tact et confidentialité.

 

Modalités d’inscription

Veuillez soumettre votre candidature avant le 16 avril 2026, à 12 h 00 (HE).

Aux fins de la vérification de votre admissibilité, il est important de préciser chacune de vos expériences de travail pertinentes dans la section Curriculum vitæ de votre dossier personnel.

Seuls les dossiers complets et reçus avant la date et l’heure limite seront considérés. Une fois que vous aurez soumis votre candidature, les renseignements contenus dans votre dossier seront examinés et ne pourront être modifiés.

Renseignements complémentaires

Pour des renseignements concernant ce poste, veuillez communiquer avec l’équipe de recrutement via l’adresse courriel suivante : recrutement@sante.quebec

Si vous n’êtes pas en mesure de soumettre votre candidature ou si vous éprouvez des difficultés avec ce site Web, veuillez communiquer avec nous via courriel en y inscrivant le numéro de référence de l’affichage 25-NS-253 et 254 en objet.

Santé Québec encourage la diversité et l’égalité en emploi en invitant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes handicapées, les anglophones ainsi que les Autochtones à déposer leur candidature.

Avis aux personnes candidates

Les renseignements et les documents qui concernent les candidates et les candidats ainsi que les travaux du comité sont confidentiels. Par conséquent, la personne doit s’engager à préserver la confidentialité du dépôt de sa candidature et de toute décision prise à l’égard de celle-ci.

Liens utiles

Pour plus d’information, vous pouvez consulter la Loi visant à rendre le système de santé et de services sociaux plus efficace et le site de Santé Québec https://sante.quebec/