Avis de recrutement pour le poste de Technicien(-ne) en administration, soutien à la gouvernance au bureau de la VP Excellence Clinique 

À Santé Québec, prendre soin des gens est au cœur de notre engagement.  

C’est ce qui nous unit et nous anime.  

Nous regroupons les 30 établissements publics de santé et de services sociaux du Québec et comptons sur l’engagement de près de 325 000 personnes qui, chaque jour, mettent leur savoir-faire au service du mieux-être de toute la population.  

Nous croyons que c’est par la collaboration, l’engagement, le respect, la bienveillance et l’excellence que se construit un réseau plus humain, plus fort, plus juste.  

Travailler au sein de Santé Québec, c’est contribuer à une mission profondément humaine, dans un environnement en constante évolution, axé sur l’innovation et l’amélioration continue.  

Si vous partagez cette vision, si vous souhaitez y contribuer et changer réellement les choses, votre place est ici. 

Libellé de la nomenclature 

2101 - Technicien ou technicienne en administration  

Personne qui accomplit des travaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou de l'approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l'organisation du travail et à la planification de l'exécution de travaux complexes à caractère administratif tels que la cueillette et l'analyse de données.  

Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction. 

Attributions 

Sous l’autorité de la direction du bureau de la vice-présidence excellence clinque au sein de la VP Excellence Clinique la personne titulaire du poste joue un rôle clé de soutien administratif et de coordination auprès de directions générales œuvrant dans des secteurs cliniques d’envergure, dans les domaines des pratiques infirmières et pharmaceutiques. Elle agit comme bras droit pour ces deux directions générales en contribuant activement à l’efficacité et au bon fonctionnement des activités de ces directions. 

À ce titre, elle assure l’organisation, la planification et la coordination des activités administratives, tout en veillant au suivi rigoureux des dossiers prioritaires et au respect des échéanciers. Elle agit comme personne ressource auprès de nombreux collaborateurs internes et externes et contribue à la fluidité des communications, à la coordination des travaux ainsi qu’à la qualité des livrables produits par les directions générales.  

Par son sens de l’organisation, sa rigueur et sa capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers, elle soutient la préparation, la coordination et le suivi de mandats stratégiques. Elle participe à la production, à la révision, à la mise en forme et à la diffusion de divers documents administratifs, outils de gestion, tableaux de bord et mécanismes de suivi nécessaires à la réalisation des objectifs organisationnels. 

La personne titulaire est également responsable de la gestion documentaire et de l’information, de la structuration administrative des directions générales ainsi que de l’implantation de pratiques favorisant l’efficacité des opérations. Elle veille à la qualité de l’information, au respect des processus administratifs, à la conservation documentaire et à la circulation efficace des communications. 

Dans l’exercice de ses fonctions, elle réalise des travaux administratifs complexes nécessitant une excellente maîtrise des outils bureautiques, de fortes habiletés rédactionnelles ainsi qu’un grand souci du détail. Elle agit avec autonomie, jugement et discrétion dans le traitement de dossiers sensibles et contribue au maintien d’un haut niveau de qualité, de professionnalisme et de confidentialité dans l’ensemble des activités sous sa responsabilité. 

De manière plus spécifique, les principaux champs d’action sont les suivants : 

• Assurer la gestion de l’agenda de son supérieur immédiat, notamment la planification et la coordination des réunions, rencontres, formations et événements selon les priorités établies ; 

• Assurer la gestion des courriels et des communications de la direction, en effectuant le tri, la priorisation, le classement et les suivis requis ; 

• Préparer les dossiers, documents et informations nécessaires aux rencontres et activités de son supérieur immédiat ; 

• Participer à la planification, à la coordination et au suivi des livrables stratégiques et des dossiers prioritaires des directions générales ; 

• Contribuer à l’amélioration et à la structuration des processus administratifs, des outils de gestion et des mécanismes de coordination ; 

• Organiser les réunions et comités, préparer les avis de convocation, les ordres du jour et la documentation requise, assurer la logistique, rédiger les comptes rendus et effectuer les suivis nécessaires ; 

• Coordonner la préparation et le dépôt des dossiers aux différentes instances internes et externes et assurer le suivi des échéanciers ; 

• Produire, mettre à jour et assurer la qualité de documents administratifs, tableaux de bord, outils de suivi et mécanismes de reddition de comptes ; 

• Soutenir l’organisation, la consolidation et le suivi de dossiers complexes ou stratégiques en veillant à la qualité de l’information et au respect des échéanciers ; 

• Assurer la gestion documentaire, le traitement de la correspondance ainsi que le suivi des processus d’approbation des directions générales ; 

• Veiller au respect des règles de conservation documentaire, de confidentialité et des normes administratives en vigueur ; 

• Effectuer toute autre tâche connexe relevant de son champ de compétence. 

*Veuillez considérer que les responsabilités pourraient être modifiées en fonction de l'évolution de Santé Québec. 

Conditions de travail 

Taux horaire : 27,75$ à 37,04$ selon l’expérience. 

Statut de l’emploi : Temps complet (35h). 

Port d’attache : Montréal ou Québec. 

Lieu de travail : Possibilité d’un mode hybride. 

Entrée en fonction : Dès que possible. 

Accréditation syndicale : Syndicable non syndiqué 

Conditions d’admission 

La personne candidate doit détenir : 

• Doit détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme d’études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d’études collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l’expérience pertinente au domaine visé. 

Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada devra avoir fait l’objet d’une évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration. 

Il est obligatoire de posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail délivré par l’autorité fédérale compétente pour occuper ce poste. 

Critères de sélection 

Dans son évaluation des candidatures, le comité de sélection tiendra compte, notamment, des critères suivants : 

• Connaitre les fonctionnalités de la suite Office (Teams, OneNote, Word, PowerPoint, Excel) ; 

• Maitriser la langue française autant à l’oral qu’à l’écrit ; 

• Avoir une bonne compréhension du réseau de la santé et des services sociaux ; 

• Détenir d’excellentes habiletés de rédaction et de mise en forme de documents ; 

• Être motivée et avoir une grande capacité à traiter de multiples dossiers de façon simultanée ; 

• Grande capacité d’adaptation, d’analyse, d’autonomie et de jugement ;  

• Capacité décisionnelle et initiative ;  

• Esprit créatif et novateur relatif aux méthodes de travail ;  

• Souci de la qualité et rigueur ; 

• Grandes habiletés interpersonnelles et de collaboration ; 

• Bonne gestion du stress et efficacité ;  

• Discrétion, tact et confidentialité ; 

• Sens des responsabilités et de l’organisation ;  

• Sens aiguisé des priorités et excellente capacité à s’organiser. 

Modalités d’inscription 

Veuillez soumettre votre candidature avant le 18 juin, à 12 h 00 (HE). 

Aux fins de la vérification de votre admissibilité, il est important de préciser chacune de vos expériences de travail pertinentes dans la section Curriculum vitæ de votre dossier personnel. 

Seuls les dossiers complets et reçus avant la date et l’heure limite seront considérés. Une fois que vous aurez soumis votre candidature, les renseignements contenus dans votre dossier seront examinés et ne pourront être modifiés. 

Renseignements complémentaires 

Pour des renseignements concernant ce poste, veuillez communiquer avec l’équipe de recrutement via l’adresse courriel suivante : recrutement@sante.quebec  

Si vous n’êtes pas en mesure de soumettre votre candidature ou si vous éprouvez des difficultés avec ce site Web, veuillez communiquer avec nous via courriel en y inscrivant le numéro de référence de l’affichage 26-NS-070 en objet. 

Santé Québec encourage la diversité et l’égalité en emploi en invitant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes handicapées, les anglophones ainsi que les Autochtones à déposer leur candidature. 

Avis aux personnes candidates 

Les renseignements et les documents qui concernent les candidates et les candidats ainsi que les travaux du comité sont confidentiels. Par conséquent, la personne doit s’engager à préserver la confidentialité du dépôt de sa candidature et de toute décision prise à l’égard de celle-ci. 

Liens utiles 

Pour plus d’information, vous pouvez consulter la Loi visant à rendre le système de santé et de services sociaux plus efficace et le site de Santé Québec https://sante.quebec/