Avis de recrutement pour le poste de Technicien(-ne) en administration - Gestion de la correspondance

À Santé Québec, prendre soin des gens est au cœur de notre engagement.

C’est ce qui nous unit et nous anime.

Nous regroupons les 30 établissements publics de santé et de services sociaux du Québec et comptons sur l’engagement de près de 325 000 personnes qui, chaque jour, mettent leur savoir-faire au service du mieux-être de toute la population.

Nous croyons que c’est par la collaboration, l’engagement, le respect, la bienveillance et l’excellence que se construit un réseau plus humain, plus fort, plus juste.

Travailler au sein de Santé Québec, c’est contribuer à une mission profondément humaine, dans un environnement en constante évolution, axé sur l’innovation et l’amélioration continue.

Si vous partagez cette vision, si vous souhaitez y contribuer et changer réellement les choses, votre place est ici.

Libellé de la nomenclature

2101 - Technicien ou technicienne en administration

Personne qui accomplit des travaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou de l'approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l'organisation du travail et à la planification de l'exécution de travaux complexes à caractère administratif tels que la cueillette et l'analyse de données.

Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.

Attributions

Sous l’autorité de la Directrice de la coordination, au sein du Bureau de la Présidente et cheffe de direction, la personne titulaire du poste contribue à l’efficacité du système de gestion de la correspondance de Santé Québec. Elle joue un rôle clé dans la mise en œuvre et l’amélioration continue des processus documentaires, en collaboration étroite avec les bureaux des Vice-Présidences.

De manière plus spécifique, les principaux champs d’action sont les suivants :

Analyser et traiter la correspondance officielle :

• Analyse les courriels et lettres reçus à l’attention des Vice-présidences et de la haute direction afin de déterminer le traitement approprié (enregistrement, redirection, suivi ou classement);
• Évalue la sensibilité, l’urgence et les enjeux potentiels des correspondances, et en informe rapidement les instances concernées;
• Effectue des recherches dans les systèmes documentaires pour retracer les antécédents d’un dossier ou d’un signataire, et établit les liens pertinents avec les correspondances antérieures.

Assurer la conformité et la qualité des documents :

• Vérifie et valide les documents destinés aux instances officielles, notamment dans le cadre de l’étude des crédits;
• S’assure de la conformité des documents officiels et correspondances, en effectuant des vérifications régulières et en mettant à jour les procédures au besoin.

Gère les processus et les outils documentaires :

• Met en place des systèmes de gestion documentaire efficaces et structurés, favorisant l’accessibilité, l’intégrité et la traçabilité des documents ;
• Assure la consolidation, l’optimisation continue et l’harmonisation des processus de gestion de la correspondance, en veillant à leur alignement avec les meilleures pratiques, les exigences réglementaires et les besoins évolutifs des Vice-Présidences.

Soutenir les équipes et assure la diffusion des bonnes pratiques :

• Conseille et soutient les équipes des Vice-Présidences en matière de standards documentaires, de gabarits et de bonnes pratiques ;
• Appuie les activités administratives liées à la gestion de la correspondance, en assurant un suivi rigoureux et en contribuant à la formation du personnel au besoin.

Contribue à l’amélioration continue :

• Participe activement à l’amélioration continue des processus, en identifiant les opportunités d’optimisation et en proposant des solutions innovantes.

*Veuillez considérer que les responsabilités pourraient être modifiées en fonction de l'évolution de Santé Québec.

Conditions de travail

Taux horaire : 27,78 $ à 37,08 $ selon l’expérience.

Statut de l’emploi : Temps complet (35h)

Port d’attache : Montréal ou Québec

Lieu de travail : Possibilité d’un mode hybride.

Entrée en fonction : Dès que possible.

Accréditation syndicale : SNS.

Conditions d’admission

La personne candidate doit détenir :

• Un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent; OU
• Un diplôme d’études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent ; OU
• Une attestation d’études collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l’expérience pertinente au domaine visé. Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada devra avoir fait l’objet d’une évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration.

Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada devra avoir fait l’objet d’une évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration. 

Il est obligatoire de posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail délivré par l’autorité fédérale compétente pour occuper ce poste.

Critères de sélection

Dans son évaluation des candidatures, le comité de sélection tiendra compte, notamment, des critères suivants :

• Connaitre les fonctionnalités de la suite Office (Teams, OneNote, Word, PowerPoint, Excel) ;
• Maitriser la langue française autant à l’oral qu’à l’écrit ;
• Avoir une bonne compréhension du réseau de la santé et des services sociaux ;
• Détenir d’excellentes habiletés de rédaction et de mise en forme de documents ;
• Souci de la qualité et rigueur;
• Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec différentes parties prenantes;
• Bonne gestion du stress et rythme de travail soutenu;
• Sens aiguisé des priorités et excellente capacité à s’organiser;
• Esprit créatif et novateur relatif aux méthodes de travail;
• Discrétion, tact et confidentialité.

Modalités d’inscription

Veuillez soumettre votre candidature avant le 21 juillet 2026, à 12 h 00 (HE).

Aux fins de la vérification de votre admissibilité, il est important de préciser chacune de vos expériences de travail pertinentes dans la section Curriculum vitæ de votre dossier personnel.

Seuls les dossiers complets et reçus avant la date et l’heure limite seront considérés. Une fois que vous aurez soumis votre candidature, les renseignements contenus dans votre dossier seront examinés et ne pourront être modifiés.

Renseignements complémentaires

Pour des renseignements concernant ce poste, veuillez communiquer avec l’équipe de recrutement via l’adresse courriel suivante : recrutement@sante.quebec

Si vous n’êtes pas en mesure de soumettre votre candidature ou si vous éprouvez des difficultés avec ce site Web, veuillez communiquer avec nous via courriel en y inscrivant le numéro de référence de l’affichage 26-NS-122 en objet.

Santé Québec encourage la diversité et l’égalité en emploi en invitant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes handicapées, les anglophones ainsi que les Autochtones à déposer leur candidature.

Avis aux personnes candidates

Les renseignements et les documents qui concernent les candidates et les candidats ainsi que les travaux du comité sont confidentiels. Par conséquent, la personne doit s’engager à préserver la confidentialité du dépôt de sa candidature et de toute décision prise à l’égard de celle-ci.

Liens utiles

Pour plus d’information, vous pouvez consulter la Loi visant à rendre le système de santé et de services sociaux plus efficace et le site de Santé Québec https://sante.quebec/