À Santé Québec, prendre soin des gens est au cœur de notre engagement.

C’est ce qui nous unit et nous anime.

Nous regroupons les 30 établissements publics de santé et de services sociaux du Québec et comptons sur l’engagement de près de 325 000 personnes qui, chaque jour, mettent leur savoir-faire au service du mieux-être de toute la population.

Nous croyons que c’est par la collaboration, l’engagement, le respect, la bienveillance et l’excellence que se construit un réseau plus humain, plus fort, plus juste.

Travailler au sein de Santé Québec, c’est contribuer à une mission profondément humaine, dans un environnement en constante évolution, axé sur l’innovation et l’amélioration continue.

Si vous partagez cette vision, si vous souhaitez y contribuer et changer réellement les choses, votre place est ici.

Libellé de la nomenclature

2101 - Technicien ou technicienne en administration

Personne qui accomplit des travaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou de l'approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l'organisation du travail et à la planification de l'exécution de travaux complexes à caractère administratif tels que la cueillette et l'analyse de données. Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.

Attributions

Sous l’autorité hiérarchique de la directrice du Bureau de la vice-présidence aux technologies de l’information (BVPTI), la personne titulaire est principalement affectée au soutien du directeur du Bureau de projets en technologies de l’information (BPTI). Elle exerce ses responsabilités en mode matriciel et établit ses priorités en concertation avec les deux gestionnaires.

Elle organise de façon proactive les activités, les rencontres et les suivis, assure la circulation efficace de l’information et contribue au respect des décisions, des priorités et des échéanciers dans un environnement complexe et en constante évolution.

Elle traite les demandes avec autonomie, exerce un contrôle de qualité sur les travaux administratifs et entretient des relations de collaboration avec les partenaires internes et externes. En présence de priorités concurrentes ou d’un enjeu de capacité, elle en informe rapidement les gestionnaires afin de convenir des actions et des échéanciers.

De manière plus spécifique, les champs d’action peuvent inclure :

Soutien administratif et gestion des priorités

• Planifier et gérer les agendas, les activités et les rencontres en tenant compte des priorités et des changements quotidiens;
• Préparer le matériel requis pour les rencontres et effectuer, au besoin, les réservations ainsi que les réclamations de dépenses de voyage;
• Recevoir, analyser, diriger et traiter les courriels, lettres, demandes et requêtes adressés au BPTI, selon leur sensibilité, leur urgence et les enjeux potentiels;
• Effectuer le suivi des dépenses budgétaires de la direction du BPTI.

Soutien à la gouvernance et aux instances

• Coordonner l’organisation technique des différentes instances, notamment les comités de coordination, les comités de direction, les rencontres statutaires et les scrums;
• Préparer, rassembler, réviser et mettre en forme les documents administratifs requis, notamment les notes, les tableaux et les outils de suivi;
• Effectuer le suivi des décisions, des demandes des instances, des engagements et des actions relevant du directeur du BPTI ou de la directrice du BVPTI, et faire les rappels nécessaires auprès des intervenants concernés.

Gestion documentaire et contrôle de la qualité

• Effectuer des recherches dans les systèmes documentaires afin de retracer les antécédents d’un dossier ou d’un signataire et d’établir les liens pertinents avec les correspondances antérieures;
• Créer, classer, mettre à jour et fermer les dossiers dans GESCO conformément aux règles de gestion documentaire;
• Contrôler la complétude, la cohérence et la conformité des dossiers et des travaux administratifs, dans le respect des règles de conservation et de confidentialité;
• Soutenir les gestionnaires et les équipes dans l’utilisation de GESCO, notamment par la diffusion de bonnes pratiques, des rappels et du dépannage de base.

Coordination et amélioration continue

• Coordonner les échéanciers et les priorités des dossiers administratifs en collaboration avec les intervenants concernés;
• Contribuer à l’amélioration continue des processus en repérant les possibilités d’optimisation et en proposant des solutions adaptées;
• Effectuer toute autre tâche connexe relevant de sa compétence à la demande du directeur du BPTI ou de la directrice du BVPTI.

*Veuillez considérer que les responsabilités pourraient être modifiées en fonction de l'évolution de Santé Québec.

Conditions de travail

Taux horaire : 27,78$ à 37,08$ selon l’expérience.

Statut de l’emploi : Temps complet (35h)

Port d’attache : Montréal ou Québec

Lieu de travail : Possibilité d’un mode hybride.

Entrée en fonction : Dès que possible.

Accréditation syndicale : SNS

Conditions d’admission

La personne candidate doit détenir :

• Doit détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme d’études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d’études collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l’expérience pertinente au domaine visé. Cet emploi comprend également les personnes qui détiennent un certificat d'études collégiales en techniques administratives.

Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada devra avoir fait l’objet d’une évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration.

Il est obligatoire de posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail délivré par l’autorité fédérale compétente pour occuper ce poste.

Critères de sélection

Dans son évaluation des candidatures, le comité de sélection tiendra compte, notamment, des critères suivants :

• Connaitre les fonctionnalités de la suite Office (Teams, OneNote, Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Loop, SharePoint);
• Maitriser la langue française autant à l’oral qu’à l’écrit;
• Avoir une bonne compréhension du réseau de la santé et des services sociaux;
• Détenir d’excellentes habiletés de rédaction et de mise en forme de documents;
• Être motivée et avoir une grande capacité à traiter de multiples dossiers de façon simultanée;
• Sens des responsabilités et de l’organisation;
• Capacité décisionnelle et initiative;
• Souci de la qualité et rigueur;
• Grande capacité d’adaptation, d’analyse, d’autonomie et de jugement;
• Bonne gestion du stress et rythme de travail soutenu;
• Sens aiguisé des priorités et excellente capacité à s’organiser;
• Esprit créatif et novateur relatif aux méthodes de travail;
• Grandes habiletés interpersonnelles, discrétion, tact et confidentialité.

Modalités d’inscription

Veuillez soumettre votre candidature avant le 1er octobre, à 12 h 00 (HE).

Aux fins de la vérification de votre admissibilité, il est important de préciser chacune de vos expériences de travail pertinentes dans la section Curriculum vitæ de votre dossier personnel.

Seuls les dossiers complets et reçus avant la date et l’heure limite seront considérés. Une fois que vous aurez soumis votre candidature, les renseignements contenus dans votre dossier seront examinés et ne pourront être modifiés.

Renseignements complémentaires

Pour des renseignements concernant ce poste, veuillez communiquer avec l’équipe de recrutement via l’adresse courriel suivante : recrutement@sante.quebec

Si vous n’êtes pas en mesure de soumettre votre candidature ou si vous éprouvez des difficultés avec ce site Web, veuillez communiquer avec nous via courriel en y inscrivant le numéro de référence de l’affichage 26-NS-267 en objet.

Santé Québec encourage la diversité et l’égalité en emploi en invitant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes handicapées, les anglophones ainsi que les Autochtones à déposer leur candidature.

Avis aux personnes candidates

Les renseignements et les documents qui concernent les candidates et les candidats ainsi que les travaux du comité sont confidentiels. Par conséquent, la personne doit s’engager à préserver la confidentialité du dépôt de sa candidature et de toute décision prise à l’égard de celle-ci.

Liens utiles

Pour plus d’information, vous pouvez consulter la Loi visant à rendre le système de santé et de services sociaux plus efficace et le site de Santé Québec https://sante.quebec/